Όλο και περισσότεροι οργανισμοί σε όλο τον κόσμο επιτρέπουν στους εργαζόμενους να χρησιμοποιούν τις δικές τους φορητές συσκευές για να εργαστούν έτσι ώστε να μπορούν να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα της εταιρείας από οπουδήποτε ανά πάσα στιγμή, με οποιαδήποτε συσκευή. Το φαινόμενο BYOD άρχισε να κερδίζει έδαφος γύρω στο 2007, όταν τα στελέχη και τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου έφεραν τις πρώτες προσωπικές φορητές συσκευές (smartphones και tablets) στο χώρο εργασίας. Από τότε, η τάση BYOD έχει μεγάλη απήχηση, καθώς οι εργαζόμενοι άρχισαν να έχουν τις ίδιες απαιτήσεις ευελιξίας και οι εργοδότες είδαν αύξηση της παραγωγικότητας αφού είχαν επιτρέψει στους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν τις φορητές συσκευές τόσο στην εργασία όσο και στο σπίτι.
Η συμπεριφορά των εργαζομένων και των εργοδοτών
Η εταιρεία Cisco πρόσφατα αποκάλυψε ότι το 95% των ατόμων που σχετίζονται με την πληροφορική και των προέδρων των επιχειρήσεων που συμμετείχαν σε έρευνα στις Ηνωμένες Πολιτείες, ανέφεραν ότι οι επιχειρήσεις τους επιτρέπουν στους εργαζόμενους να έχουν τις δικές τους συσκευές με κάποιο τρόπο. Η έρευνα συνεχίζεται και αναφέρει την επιθυμία των εργαζομένων να χρησιμοποιούν την αγαπημένη τους συσκευή οπουδήποτε, και τη δυνατότητα να διεξάγουν προσωπικές και επαγγελματικές δραστηριότητες οποιαδήποτε στιγμή, ως μία εκ των κορυφαίων λόγων που η πολιτική BYOD έχει τέτοια απήχηση. Τα στελέχη φαίνονται ενθουσιασμένα για τη χρήση των προσωπικών τους συσκευών στο χώρο εργασίας τους, με ένα ποσοστό μεγαλύτερο του 33% των εργαζομένων ηλικίας μεταξύ 20 και 29, να δηλώνει ότι δεν θα δεχθεί κανένα κανόνα, ο οποίος θα απαγορεύει το BYOD.
Παρά τα χρόνια της ανεξέλεγκτης διάδοσης του BYOD, ορισμένοι εργοδότες αρχίζουν να αμφισβητούν την ύπαρξη βιώσιμου οικονομικού οφέλους. Για παράδειγμα, η τεχνολογική ανάλυση της Gartner αναφέρει ότι ενώ το BYOD μπορεί να μειώσει το κόστος, τυπικά αυτό δεν συμβαίνει. Η Gartner επιχειρηματολογεί ως εξής: «Καθώς οι επιχειρήσεις φαίνεται να δίνουν μεγαλύτερες δυνατότητες στις φορητές συσκευές ωστόσο το κόστος του λογισμικού, των υποδομών, της τεχνικής υποστήριξης και των σχετικών υπηρεσιών θα αυξάνεται με την πάροδο του χρόνου.”
Από την άλλη πλευρά, ορισμένες εταιρείες υποστηρίζουν ότι η εφαρμογή μιας BYOD πολιτικής μπορεί να σώσει από τις επιχειρήσεις πάρα πολλά χρήματα και ότι αυτοί έχουν τον τρόπο να το υποστηρίξουν αυτό. Για παράδειγμα, η VMware υποστηρίζει ότι εξοικονόμησε 2.000.000 δολάρια από τη μετάβαση σε μια BYOD πολιτική που απαιτούσε από τους εργαζόμενους να αγοράσουν τις δικές τους συσκευές και να βασίζονται στους δικούς τους παρόχους φορητής επικοινωνίας για την υποστήριξη των πελατών.
Χρειάζεται το τμήμα ΙΤ της επιχείρησης να παίξει το ρόλο του
«κακού» αστυνομικού;
Παρά τις δυνατότητες για εξοικονόμηση κόστους που παρέχονται από το BYOD, πολλοί δικηγόροι φοβούνται ότι επιτρέποντας στους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν προσωπικές συσκευές για εταιρικούς σκοπούς, αυτό θα οδηγήσει σε αύξηση των προκλήσεων της προστασίας των προσωπικών δεδομένων, της ιδιοκτησίας και της ασφάλειας. Αυτή η άποψη συχνά τους τοποθετεί στην διόλου αξιοζήλευτη θέση να είναι οι μόνοι που διαφωνούν με τα υπόλοιπα στελέχη προσπαθώντας να εξοικονομήσουν χρήματα από τη θέσπιση μιας προσέγγισης BYOD.
Στην πραγματικότητα, οι εναλλακτικές προσεγγίσεις παρουσιάζουν πολλά παρόμοια ζητήματα με αυτά του BYOD ,έτσι πρέπει να ληφθούν υπόψη οι κίνδυνοι και τα οφέλη από οποιοδήποτε φορητή προσέγγιση. Για παράδειγμα, οι εργοδότες που δεν επιτρέπουν στους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν τις προσωπικές τους συσκευές για την εργασία τους παρέχουν συχνά ιδιόκτητα συστήματα ως εναλλακτική λύση. Δεν αποτελεί έκπληξη, ότι οι εργαζόμενοι σχεδόν πάντα χρησιμοποιούν αυτές τις συσκευές τόσο για προσωπικούς και επαγγελματικούς λόγους (είτε επιτρέπεται είτε όχι), ανοίγοντας έτσι πολλά από τα ίδια νομικά θέματα για την ασφάλεια και τους κινδύνους των δεδομένων.
Μια πολιτική με εταιρικές συσκευές μπορεί να μειώσει τον κίνδυνο των ενστάσεων που βασίζονται στην ιδιωτικότητα όταν η πρόσβαση σε αυτές και στο περιεχόμενό τους απαιτείται από τον εργοδότη. Ωστόσο, αυτοί οι κίνδυνοι που σχετίζονται με την απώλεια δεδομένων και την κλοπή δεν αποβάλλονται ανεξάρτητα από την κυριότητα της συσκευής. Αυτό σημαίνει ότι κάθε περαιτέρω σταδιακή μείωση των κινδύνων που έχουν αποκτηθεί από την πολιτική συσκευών που εφαρμόζει ο κάθε εργοδότης πρέπει να σταθμίζεται έναντι του ποσού των χρημάτων που θα μπορούσαν να είχαν σωθεί από την εφαρμογή μιας πολιτικής BYOD. Με άλλα λόγια, ο νομικός σύμβουλος πρέπει να καταλάβει ότι η κυριότητα της συσκευής (εργαζόμενος έναντι του εργοδότη) δεν είναι ο μόνος παράγοντας που πρέπει να λαμβάνεται υπόψη κατά τον προσδιορισμό μιας πολιτικής χρήσης φορητής συσκευής.
Η σημερινή πραγματικότητα έγκειται στο γεγονός ότι οι εργαζόμενοι αναμένουν να μπορούν να χρησιμοποιούν τις φορητές συσκευές για επαγγελματική και προσωπική χρήση, ανεξάρτητα από το αν η συσκευή ανήκει στον εργοδότη ή τον εργαζόμενο. Ομοίως, πολλοί εργοδότες πιστεύουν ότι παρέχοντας στους εργαζομένους την ευελιξία της χρήσης των φορητών συσκευών για επαγγελματική και προσωπική χρήση αυξάνουν την παραγωγικότητα των εργαζομένων. Ευτυχώς για τους νομικούς συμβούλους, οι νέες φορητές τεχνολογίες σε συνδυασμό με εσωτερικές πολιτικές από τους οργανισμούς τους παρέχουν την ευελιξία να εφαρμόσουν την φορητή προσέγγιση που νομίζουν ότι είναι πιο οικονομική, χωρίς να τεθούν σε κίνδυνο. Με άλλα λόγια, ο νομικός σύμβουλος έχει τη δυνατότητα να γίνει μέρος της λύσης του οργανισμού και να σταματήσει να θεωρείται ο «κακός» αστυνομικός όταν πρόκειται να συζητηθεί η εφαρμογή μιας στρατηγικής που αφορά τις φορητές συσκευές.
Κάνοντας την αρχή
Παρά το γεγονός ότι οι αποφάσεις σχετικά με το πότε και το πώς θα αναπτυχθούν οι φορητές συσκευές είναι συνήθως δευτερευούσης σημασίας για τα τμήματα πληροφορικής, η αντιμετώπιση των συνεπειών που απορρέουν από τη χρήση των φορητών συσκευών συνήθως αφήνεται στον νομικό σύμβουλο. Πολλές φορές τα προβλήματα αυτά θα μπορούσαν να είχαν αποφευχθεί ή τουλάχιστον να ελαχιστοποιηθούν με το σωστό σχεδιασμό και τη συμβολή του νομικού τμήματος.
Δυστυχώς, το νομικό τμήμα συχνά παραβλέπεται καθώς δεν θεωρείται τμήμα των αποφάσεων που σχετίζονται με τις επενδύσεις στην τεχνολογία. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο νομικός σύμβουλος πρέπει να επιδιώξει ενεργά να γίνουν κατανοητοί και να αντιμετωπισθούν οι πιθανοί κίνδυνοι και τα έξοδα που συνδέονται με τη χρήση των φορητών συσκευών όσο το δυνατόν πιο σύντομα.
