Η ανάπτυξη στρατηγικής φορητότητας που ακολουθεί σήμερα μια επιχείρηση αποτελεί ένδειξη και βασικό κριτήριο για το πόσο σύγχρονη λειτουργικά μπορεί να είναι αλλά και πόσο μπορεί να ενισχύσει την παραγωγικότητα της.
Η φορητότητα, ως τεχνολογική τάση στα πλαίσια εφαρμογής επιχειρησιακών λειτουργιών αποτελεί μια ταχέως αναπτυσσόμενη εξέλιξη, που προσφέρει σήμερα πολλές ευκαιρίες. Για να γίνει όμως μία επιχείρηση ανταγωνιστική και να υιοθετεί αποτελεσματικά και αποδοτικά τις νέες τάσεις, χρειάζεται να ακολουθεί κάποια βασικά βήματα στρατηγικής και πρακτικής εφαρμογής. Αυτό ισχύει αναφορικά και με την προσέγγιση αξιοποίησης των φορητών συσκευών στο επαγγελματικό περιβάλλον.
1. Με κριτήριο τις επιχειρησιακές ανάγκες και τις απαιτήσεις της αγοράς
Η διάδραση των ανθρώπων, με το επαγγελματικό και κοινωνικό περιβάλλον τους, ενισχύθηκε ραγδαία με την εισαγωγή και χρήση των φορητών συσκευών επικοινωνίας. Αυτή η αλλαγή βασίζεται σε δύο άξονες, που όσο πιο κατανοητοί γίνουν, τόσο ευκολότερα μία επιχείρηση θα μπορέσει να πρωταγωνιστήσει.
Ο πρώτος άξονας αφορά τις επιχειρηματικές ανάγκες και προσδοκίες. Οι ίδιες οι εταιρείες, είναι αυτές που γνωρίζουν εκ των έσω ποιες είναι εκείνες οι δραστηριότητες τους που πρέπει να υποστηρίζονται μέσω φορητών συσκευών. Ποιες εφαρμογές απαιτούνται ώστε να είναι αποδοτικότερες και πιο παραγωγικές και ποιες δυνατότητες είναι αυτές που ικανοποιούν τους πελάτες τους, τους συνεργάτες τους και τους υπαλλήλους τους. Όσο πιο ικανοποιημένο είναι το ανθρώπινο δυναμικό που περιβάλλει μία επιχείρηση τόσο αυξάνεται η δυναμική της στη αγορά. Φυσικά, η φορητότητα υποστηρίζεται από τεχνολογίες που διαρκώς εξελίσσονται και αλλάζουν. Στον δεύτερο άξονα λοιπόν τοποθετούνται αυτοί που καθορίζουν τις τεχνολογικές εξελίξεις που δεν νοείται να αποφασίζουν για το επόμενο βήμα τους αν πρώτα δεν έχουν συμβουλευτεί την αγορά και τις ανάγκες της. Οι εταιρείες περιγράφουν πώς τα πράγματα θα γίνουν γρηγορότερα, πιο αποδοτικά και ίσως με λιγότερο κόστος χρησιμοποιώντας τις φορητές συσκευές και οι πάροχοι των τεχνολογιών, επιλέγουν τις υπηρεσίες που πρέπει να εισαχθούν στις συσκευές για να επιτευχθούν οι εταιρικοί στόχοι.
2. Η εμπειρία χρήσης ως καταλυτικός παράγοντας απόδοσης
Το προσωπικό μιας επιχείρησης μπορεί να εξοικειώνεται με την εταιρική φορητότητα, ακριβώς όπως και ο καταναλωτής με την προσωπική του συσκευή , αναμένοντας ως προς ένα βαθμό την ίδια ευκολία διαχείρισης που απολαμβάνει στην καθημερινότητα του. Σε μία επιχείρηση αυτό θα έπρεπε να αποτελεί πρωταρχικό στόχο. Η παραγωγικότητα θα σημείωνε αύξηση, αν οι υπάλληλοι διέθεταν τις απαραίτητες πληροφορίες και μέσα για να διεκπεραιώσουν την εργασία τους οπουδήποτε, οποιαδήποτε στιγμή και από οποιαδήποτε συσκευή. Με γνώμονα τα προαναφερόμενα, το ΙΤ τμήμα κάθε επιχείρησης πρέπει να εξοπλιστεί με τα κατάλληλα εργαλεία και τις τεχνολογίες, ώστε να επιτρέπεται η πρόσβαση στους πόρους της επιχείρησης μέσω φορητών συσκευών. Η επίτευξη των ανωτέρω βασίζεται στα εξής:
- Αναγνωρίστε τις διεργασίες που πρέπει να υποστηριχθούν μέσω του mobility, ώστε να αυξηθεί η παραγωγικότητα.
- Αναπτύξτε εφαρμογές με γνώμονα την ασφάλεια των εταιρικών δεδομένων.
- Μελετήστε το κόστος και επιβεβαιώστε ότι τελικά η επιχείρηση θα αποκομίσει κέρδος.
- Με την πάροδο του χρόνου και την επιτυχία των εφαρμογών, ενισχύστε περαιτέρω την εταιρική δομή και απευθυνθείτε σε cloud- υπηρεσίες για να παραμείνετε ευέλικτοι και καινοτόμοι.
3. Ο πλουραλισμός ως κλειδί στην εξέλιξη
Σ’ ένα περιβάλλον που κατακλύζεται από ποικίλες φορητές συσκευές και εφαρμογές, προσδοκάται ότι στο τέλος ο κάθε τελικός χρήστης θα χρησιμοποιεί τις επιθυμητές εφαρμογές, όπου αυτός χρειάζεται. Σε μία επιχείρηση, η ανάπτυξη web υπηρεσιών και εφαρμογών για την εξυπηρέτηση των πελατών ή των εργαζομένων, δεν αρκεί αν αντιμετωπιστεί μονοδιάστατα. Είναι απαραίτητο, οι εταιρικές εφαρμογές να παρέχουν μία ολοκληρωμένη και συνεκτική εμπειρία χρήσης, σε μία πληθώρα φορητών συσκευών. Ταυτόχρονα, αναλόγως την συσκευή και τις δυνατότητές της, πρέπει να διασφαλιστεί η επικοινωνία με διαφορετικά τμήματα της δομής της επιχείρησης, ώστε να υποστηρίζεται επαρκώς, αλλά και με τις κατάλληλες cloud δομές και υπηρεσίες. Η επίτευξη του ανωτέρου στόχου, απαιτεί μεθοδικότητα, μιας και εύκολα μπορεί να αποκλίνει κάποιος από το μονοπάτι της απόδοσης. Προτείνεται, να στοχεύουν οι επιχειρήσεις στον εμπλουτισμό των υπαρχουσών εφαρμογών τους με χαρακτηριστικά που αφορούν κυρίως την εξυπηρέτηση των πελατών τους, χωρίς απαραιτήτως να δημιουργούν καινούργιες. Επίσης, πρέπει να είναι έτοιμες να επενδύουν για να αποκτήσουν τα σωστά εργαλεία ανάπτυξης, ώστε να βελτιώσουν τον χρόνο παραγωγής των τελικών εφαρμογών τους.
4. Οι εφαρμογές ως ζωτικό μέρος της επιχείρησης
Από την πλευρά της εκάστοτε επιχείρησης, στόχος είναι η προσφορά υπηρεσιών και εφαρμογών σε πελάτες και εργαζόμενους, που τους διευκολύνουν και τους ικανοποιούν. Ο στόχος θεωρείται ικανοποιητικά επιτεύξιμος, όταν αυτές οι εφαρμογές δημιουργούνται, αναβαθμίζονται και λειτουργούν με το χαμηλότερο δυνατό κόστος σε πόρους και εργατοώρες. Στο σημείο αυτό, αναδεικνύεται η ανάγκη χρήσης μιας φορητής πλατφόρμας ανάπτυξης εφαρμογών (MADP-mobile application development platform). Μέσω της πλατφόρμας, οι προγραμματιστές θα είναι σε θέση να δημιουργήσουν μία εφαρμογή και να τη διανείμουν αυτόματα σε smartphones, tablets και desktops. Επίσης, θα αφιερώσουν το σημαντικότερο μέρος του χρόνου τους στην υλοποίηση της πρώτης εφαρμογής, ενώ όσο αυξάνεται η εμπειρία στην χρήση της πλατφόρμας τόσο θα μειώνεται ο χρόνος και άρα το κόστος ανάπτυξης. Επιπρόσθετα, στις μέρες μας απαιτείται η υιοθέτηση cloud υπηρεσιών, μιας και επιτρέπουν στις εταιρικές εφαρμογές να συμβαδίζουν με την τεχνολογική εξέλιξη σε πραγματικό χρόνο. Ουσιαστικά, διευκολύνουν την παροχή ανώτερης εμπειρίας χρήσης, με χαμηλό κόστος και με σημαντική μείωση του χρόνου που απαιτείται για να καταλήξει η εφαρμογή στην αγορά.
5. Σχεδιασμός εφαρμογών με γνώμονα τη φορητότητα
Είναι κατανοητό, ότι όταν μία εφαρμογή μετακινείται από την μία συσκευή στην άλλη, αλλάζει και ο τρόπος χρήσης της ή ακόμα και οι δυνατότητές της. Διαφορετικά μεγέθη οθόνης, διαφορετική επεξεργαστική ισχύς, διαφορετική μνήμη επιτάσσουν τον σχεδιασμό της ίδιας εφαρμογής, για διαφορετικό περιβάλλον λειτουργίας. Πρακτικά, βοηθά ο σχεδιασμός των εφαρμογών να περιλαμβάνει πρώτα τις φορητές συσκευές έτσι ώστε να εντοπίζονται τα χαρακτηριστικά εκείνα που είναι απαραίτητα, ώστε να προσδίδεται σημασία σε εκείνες τις δραστηριότητες που η επιχείρηση θεωρεί σημαντικές.
Πολλά από αυτά τα χαρακτηριστικά, αφορούν τα εταιρικά δεδομένα και μεταβάλλονται καθημερινά και πολλές φορές απρόβλεπτα. Έτσι, για να προσφέρεται εξαιρετική εμπειρία χρήσης σε όλα τα επιθυμητά κανάλια δραστηριοποίησης, οι πληροφορίες πρέπει να διαμοιράζονται και να διαμορφώνονται με τέτοιο τρόπο, ώστε να είναι “κατανοητές” από μία πληθώρα συσκευών και πάντα διαθέσιμες προς επεξεργασία και κατανάλωση.
6. Προστατεύοντας τα εταιρικά δεδομένα
Η διευκόλυνση των εργαζομένων και της παραγωγικής διαδικασίας με τη χρήση φορητών συσκευών, φυσικά εγείρει ακόμα κάποιους προβληματισμούς σχετικά με την προστασία των εταιρικών δεδομένων. Θεωρείται αυτονόητο στις μέρες μας, ότι μια εταιρική εφαρμογή πέραν της χρηστικότητας της, οφείλει να σχεδιάζεται με γνώμονα τις πολιτικές ασφάλειας της επιχείρησης και τις οδηγίες περί προστασίας των δεδομένων. Σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να τίθεται σε κίνδυνο η εταιρική δομή. Αυτή η διαδικασία, δεν παύει ποτέ να απασχολεί μια εταιρεία, η οποία πρέπει να βρίσκεται διαρκώς σε επαγρύπνηση μιας και οι απειλές εξελίσσονται ραγδαία. Τα σημαντικότερα σημεία άσκησης ελέγχου είναι:
- Οι πληροφορίες που μετακινούνται από και προς τις φορητές συσκευές καθώς και τα δεδομένα που βρίσκονται εντός της εταιρικής υποδομής, σε μόνιμες θέσης αποθήκευσης.
- Ο τρόπος που τα εταιρικά δεδομένα μετακινούνται εντός των δικτύων επικοινωνίας και οι κίνδυνοι που ελλοχεύουν.
- Τα δεδομένα που αποθηκεύονται τοπικά στις συσκευές των χρηστών.
Όταν πρόκειται για εφαρμογές που επιτρέπουν πρόσβαση στο εταιρικό δίκτυο, πρέπει να υιοθετηθούν τρόποι αυθεντικοποίησης του χρήστη και διαδικασίες ελεγχόμενης πρόσβασης. Σε αυτό το σημείο πρέπει να τονιστεί, ότι με όρους άμεσης και γρήγορης πρόσβασης, αυτές οι διαδικασίες ίσως να εισάγουν ανεπιθύμητη καθυστέρηση κατά την εξυπηρέτηση του χρήστη. Σε αυτή την περίπτωση βοηθούν δικτυακές υπηρεσίες που επιτρέπουν την επιτάχυνση της αυθεντικοποίησης. Τέλος, η επιτακτική ανάγκη χρήσης τεχνολογιών φορητότητας για να γίνει μία επιχείρηση ανταγωνιστική δεν συνεπάγεται ολιγωρία στην οργάνωση και τη λειτουργία. Η επένδυση σε εφαρμογές και υπηρεσίες δεν πρέπει να συνεπάγεται μεγάλη αύξηση του φόρτου εργασίας του ΙΤ τμήματος της εκάστοτε επιχείρησης. Οφείλεται να συνδυαστούν τα χαρακτηριστικά εκείνα που πραγματικά προάγουν την εταιρική εξέλιξη αλλά και την προστασία του συνόλου της επιχείρησης.
7. Βέλτιστη διαχείριση και ασφάλεια
Στο παρελθόν η εισαγωγή φορητότητας στην επιχείρηση, σήμαινε παροχή συσκευών στους υπαλλήλους, διαμορφωμένες σύμφωνα με τις πολιτικές ασφάλειας της εταιρείας και απόλυτα ελεγχόμενες. Στις μέρες μας οι εργαζόμενοι αναμένουν την εύκολη πρόσβαση στο εταιρικό δίκτυο από οποιαδήποτε συσκευή, οποιαδήποτε στιγμή.
Επιθυμώντας την βελτίωση της παραγωγικότητας, πρέπει κάθε οργανισμός να είναι σε θέση να διαχειριστεί τις εφαρμογές που προσφέρει ανεξάρτητα σε ποια συσκευή εγκαθίστανται ή από που προέρχεται η πρόσβαση. Απαιτείται λοιπόν, η υιοθέτηση στρατηγικών BYOD (Bring Your Own Device). Με γνώμονα την εμπειρία χρήσης, ανεξαρτήτως της συσκευής, γίνεται κατανοητό ότι θα υπάρξει διαχωρισμός της διαχείρισης της εφαρμογής από την συσκευή που την φιλοξενεί, καθώς και από τις υπόλοιπες εφαρμογές που μπορεί να συνυπάρχουν στην ίδια συσκευή. Επιβάλλεται η εταιρική εφαρμογή να λειτουργεί σε απομόνωση από τις υπόλοιπες και έτσι να προστατεύονται τα εταιρικά δεδομένα που ενδεχόμενα διαχειρίζεται. Μία πλατφόρμα EMM (enterprise mobility management) μπορεί να δομήσει και να ελέγχει τις εταιρικές πληροφορίες που διαμοιράζονται οι εφαρμογές και να περιορίζει τις δυνατότητες των συσκευών όπου αυτό θεωρείται αναγκαίο για την ασφάλεια των δεδομένων της εταιρείας. Η υιοθέτηση αυτής της λύσης βοηθά στον έλεγχο, την αναβάθμιση και την προστασία των εταιρικών εφαρμογών και προστατεύει όλες τις εταιρικές πληροφορίες που οι υπάλληλοι και οι συνεργάτες μια εταιρείας αποθηκεύουν τοπικά στις συσκευές τους.
8. Επενδύοντας στο μέλλον
Η εξυπηρέτηση των εταιρικών δραστηριοτήτων μέσω της φορητότητας, δεν αποτελεί μία εφάπαξ διαδικασία με αρχή και τέλος, αλλά μία διαρκώς εξελισσόμενη πορεία που δεν σταματά ποτέ. Η επιχείρηση που αφουγκράζεται την αγορά, ακούει προσεκτικά τις επιθυμίες των πελατών της, αντιλαμβάνεται τις ανάγκες των συνεργατών της και κατευθύνεται προς την ικανοποίηση τους, σε βάθος χρόνου. Επενδύει σε πόρους και εκπαιδεύει τους εργαζομένους της ώστε να αποκτήσουν ικανότητες ουσιαστικής εκμετάλλευσης των δυνατοτήτων της φορητότητας. Κυρίως, δεν επαναπαύεται ποτέ και πάντα αναζητά τρόπους βελτίωσης. Σε αρχικό στάδιο και αφού οι πρώτες εταιρικές εφαρμογές παραδοθούν στο ευρύ κοινό, χρειάζεται να προχωρήσουν σε διαδικασίες αξιολόγησης. Πρέπει να καταγραφούν το κόστος υλοποίησης και διανομής, ο χρόνος που απαιτήθηκε και οι πόροι που χρησιμοποιήθηκαν και χρησιμοποιούνται για την υποστήριξή τους. Να αξιολογηθούν οι δυνατότητες που προστέθηκαν στην εταιρική δομή και να βελτιωθεί η ευελιξία των διατιθέμενων υπηρεσιών, ώστε να προσφέρεται υψηλή ποιότητα. Στα προαναφερόμενα πρέπει να προστεθούν και εργαλεία cloud ανάπτυξης, ώστε να επιταχυνθεί η διανομή των εφαρμογών σε πολλαπλά κανάλια επικοινωνίας και διάδρασης. Απαιτείται ολιστική σκέψη σχετικά με τις ευκαιρίες που προσφέρει η φορητότητα και με τον τρόπο που μία πλατφόρμα μπορεί να συμβάλλει θετικά στην ανάπτυξη των εφαρμογών και να επιταχύνει την κατάκτηση των εταιρικών στόχων.
9. Συνεργασία στο στάδιο του σχεδιασμού
Η δημιουργία μιας εφαρμογής δεν αποτελεί μια αποστειρωμένη ή μυστική διαδικασία που τελείται σε αυστηρά δομημένα πλαίσια. Στην πορεία εμπλέκονται οι σχεδιαστές της εφαρμογής, οι προγραμματιστές που την υλοποιούν και φυσικά ο τελικός χρήστης που την χειρίζεται. Ο κάθε ρόλος είναι υπεύθυνος για την υλοποίηση συγκεκριμένου έργου και φυσικά, όσο πιο άρτιο είναι το τελικό αποτέλεσμα τόσο πιο επιτυχημένη θα είναι η εφαρμογή. Οι σχεδιαστές αφού καθορίσουν τα επιθυμητά χαρακτηριστικά και τις βασικές λειτουργίες της εφαρμογής οφείλουν να την περιγράψουν με τον καλύτερο δυνατό τρόπο στους προγραμματιστές για να την υλοποιήσουν. Η συνεργασία μεταξύ των δύο ομάδων απαιτείται σε όλα τα βήματα του σχεδιασμού και φυσικά της υλοποίησης. Όμως αυτό δεν αρκεί. Έχει παρατηρηθεί ότι σε πολλές περιπτώσεις ο τελικός χρήστης και η άποψή του περί της εφαρμογής αφήνεται για τα τελικά στάδια της ανάπτυξης. Λαμβάνοντας υπόψη ότι ο χρήστης ακόμα κι αν δεν κατέχει τις γνώσεις μπορεί διαισθητικά να γνωρίσει μια άρτια δομημένη εφαρμογή, οφείλεται να συμμετέχει στην διαδικασία ανάπτυξης από την αρχή και να εξετάζεται η άποψή του σχετικά με την λειτουργικότητα και την ευκολία που του προσφέρεται. Αν αυτές οι τρεις ομάδες δεν συνεργαστούν το αποτέλεσμα αναμένεται να μην είναι το επιθυμητό και κυρίως θα σπαταληθεί περισσότερος χρόνος και άρα θα απαιτηθεί μεγαλύτερο κόστος μέχρι τον τελικό στόχο. Επιτυχία, θεωρείται όταν όλοι οι πόροι διατίθενται χωρίς να σπαταλούνται άσκοπα. Σε αυτή την κατεύθυνση επανερχόμαστε στις διευκολύνσεις του cloud που επιτρέπει την εύκολη επικοινωνία μεταξύ σχεδιαστών και προγραμματιστών. Οι διευκολύνσεις των cloud δομών δεν περιορίζονται σε μία κατεύθυνση αλλά βρίσκουν καθημερινά ολοένα και μεγαλύτερο έδαφος δραστηριοποίησης.
10. Η επιχειρηματική ευελιξία ως κριτήριο ανάπτυξης
Όπως προαναφέρθηκε η ανάπτυξη ολοένα και περισσότερων εφαρμογών, ειδικότερα όταν αυτές υποστηρίζονται από τα κατάλληλα εργαλεία και πλατφόρμες σχεδίασης, είναι μία διαδικασία που θα επιταχύνεται και θα απλοποιείται με το χρόνο. Όμως, θα ενισχύεται η ανάγκη της παραγωγής περισσότερων και αποτελεσματικότερων εφαρμογών και κάλυψη ακόμα περισσότερων εταιρικών διεργασιών. Αυτές οι αλλαγές, που περιγράφηκαν μέχρι τώρα και η συμπόρευση με την τεχνολογική εξέλιξη, συνεπάγεται και ουσιαστικές αλλαγές στον τρόπο που μία επιχείρηση λειτουργεί εν γένει, στον τρόπο που συνεργάζονται τα μέλη της και στον τρόπο που επικοινωνεί με τους πελάτες και τους συνεργάτες της.
Προτείνεται λοιπόν, η δημιουργία ενός «κέντρου φορητότητας» το οποίο θα βοηθά στην ενίσχυση και τη διευκόλυνση των διεργασιών ανάπτυξης και σχεδιασμού σε όλη την επιχείρηση. Με αυτόν τον τρόπο το ΙΤ τμήμα της επιχείρησης παραμένει σε επαγρύπνηση και βελτιώνει την απόδοσή του, ενώ ταυτόχρονα επιτυγχάνεται η ανίχνευση των καλύτερων πρακτικών που χρησιμοποιηθήκαν μέχρι τώρα για θέματα που αφορούν την προστασία και ασφάλεια, την ανάπτυξη και το σχεδιασμό.
Επίσης, μέσω του κέντρου αυτού είναι εφικτή η ανάλυση του κόστους κάθε πρακτικής και του κέρδους που αποκομίζεται και έτσι μπορούν να αναπτυχθούν στρατηγικές βελτιστοποίησης των επενδύσεων. Όσο καλύτερα συνεργάζονται τα κέντρα αποφάσεων σε μία επιχείρηση και όσα περισσότερα στοιχεία τους παρέχονται, τόσο περισσότερο αναμένεται να αυξηθεί το κέρδος και να ενισχυθεί η εικόνα της εταιρείας στην αγορά.
Της Παναγιώτας Τσώνη
