Όταν τα πρώτα lockdowns επιβλήθηκαν παγκοσμίως, η τηλεργασία μπήκε στη ζωή μας εν μια νυκτί. Εκτός από τις προφανείς τεχνολογικές προσαρμογές, ήταν οι υποστηρικτικές λειτουργίες των επιχειρήσεων αυτές που αντιμετώπισαν τις μεγαλύτερες προκλήσεις. Η διαχείριση των εγγράφων και της πληροφορίας αποτέλεσε έναν τέτοιο τομέα.

Σύμφωνα με έρευνα της Xerox[1] που διενεργήθηκε κατά τη διάρκεια του lockdown, το 40% των επιχειρήσεων σχεδιάζουν επενδύσεις σε τομείς που εστιάζουν στην τηλεργασία, ώστε να μετριάσουν τον κίνδυνο κατά τη διάρκεια ενός δεύτερου κύματος της πανδημίας ή μίας άλλης μελλοντικής κρίσης, καθώς και να αυξήσουν τη συνολική τους αποτελεσματικότητα.

Προστασία κατά των προκλήσεων που σχετίζονται με την ασφάλεια

Οι νέες συνθήκες ανέδειξαν μία ακόμη πρόκληση: την αύξηση της ηλεκτρονικής απάτης (phishing) όπου οι επιτιθέμενοι χρησιμοποιούν περιεχόμενο σχετικό με τον COVID-19 ως δέλεαρ. Οι επιθέσεις μέσω κακόβουλου λογισμικού αυξήθηκαν κατά τη διάρκεια του lockdown, αφού οι δράστες εκμεταλλεύονταν το άγχος των ανθρώπων και, στη συνέχεια, εντόπιζαν και χτύπαγαν τα αδύναμα σημεία του δικτύου για να αποκτήσουν τον έλεγχό του. Χαρακτηριστικό είναι το γεγονός ότι η Google συγκέντρωσε τον Απρίλιο του 2020 περισσότερα από 18 εκατομμύρια κακόβουλα προγράμματα και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονταν με τον COVID-19[2]. Με το προσωπικό να εργάζεται εξ αποστάσεως, απαιτείται μεγαλύτερη επαγρύπνηση και περισσότερα μέτρα ασφαλείας. Έτσι, η αύξηση των απομακρυσμένων ενημερώσεων ασφαλείας και λογισμικού, είναι απόλυτα αναγκαία για τη διατήρηση της ακεραιότητας των δεδομένων και των υποδομών της εταιρείας.

Η επιστροφή στο γραφείο

Καθώς η σταδιακή επιστροφή στα γραφεία έχει ξεκινήσει, συσκευές όπως φορητοί υπολογιστές και tablets ενέχουν κινδύνους κατά την επανασύνδεση τους στο δίκτυο των εταιρειών. Σύμφωνα με τους ειδικούς, από τη στιγμή που οι συσκευές έχουν χρησιμοποιηθεί στο σπίτι, όταν επιστρέψουν στο περιβάλλον του γραφείου, υπάρχει κίνδυνος να εισαγάγουν κακόβουλο λογισμικό στο σύστημα της εταιρείας. Σύμφωνα με το ITProPortal, η καλύτερη πρακτική είναι η δημιουργία μιας τμηματικής περιοχής στο δίκτυο, η οποία θα εκτελεί μια σάρωση συσκευών καθώς αυτές επιστρέφουν πίσω στο γραφείο. Αυτό θα γίνεται για να διασφαλιστεί ότι οι συσκευές πληρούν όλα τα καθιερωμένα πρότυπα συμμόρφωσης σχετικά με την ασφάλεια, όπως κρίσιμες ενημερώσεις ασφαλείας και σάρωση προστασίας από ιούς.

Ενώ στο παρελθόν το 86% των CEOs της Βρετανίας ανέφεραν ότι η μετάβαση στην τηλεργασία ήρθε για να μείνει, το 68% πιστεύει πλέον πως θα επικρατήσει ένα μεταβατικό, υβριδικό μοντέλο με λιγότερους εργαζόμενους στους χώρους εργασίας [3]. Έχοντας υπόψη τα ανωτέρω, φαίνεται ότι ο χώρος εργασίας θα υποστεί σίγουρα αλλαγές και θα αντιμετωπίσει αρκετές νέες προκλήσεις.

Με το 47% των εργαζομένων σε τηλεργασία να μην έχουν πρόσβαση σε οικιακό εκτυπωτή [4], οι εταιρείες έρχονται αντιμέτωπες με την προοπτική να προμηθεύσουν εξοπλισμό στους εργαζόμενους αναλαμβάνοντας και το βάρος των σχετικών δαπανών λειτουργίας (υποστήριξη, αναλώσιμα κλπ).

Η Xerox ως μέρος της λύσης

Ο ψηφιακός μετασχηματισμός δεν είναι απλά ένας όρος που χρησιμοποιείται συχνά. Αποτελεί μια κορυφαία ανάγκη για τους οργανισμούς, προσφέροντας λύσεις ειδικά στην τρέχουσα και πολύ ιδιόμορφη συγκυρία. Η Xerox υποστηρίζει αυτόν τον μετασχηματισμό και την απομακρυσμένη εργασία με πολλούς τρόπους.

  • Η τεχνολογία Xerox ConnectKey μετατρέπει έναν εκτυπωτή σε βασικό εργαλείο για τον ψηφιακό μετασχηματισμό, που μεταφράζει, δημιουργεί και διαμοιράζει έγγραφα ηλεκτρονικά, παράλληλα με την κλασική αντιγραφή, σάρωση και εκτύπωση.
  • Έξυπνες εφαρμογές ενσωματωμένες σε κάθε Xerox εκτυπωτή που διαθέτει την τεχνολογία ConnectKey, απλοποιούν τις καθημερινές εργασίες και αυξάνουν την παραγωγικότητα.
  • Λύσεις λογισμικού όπως η πλατφόρμα διαχείρισης περιεχομένου Docushare διασφαλίζουν την εύκολη και ασφαλή πρόσβαση σε πληροφορίες, προωθώντας τη συνεργασία από οπουδήποτε

Αυτές και άλλες λύσεις για τον χώρο εργασίας – είτε βρίσκεστε στο γραφείο, είτε στο σπίτι – είναι διαθέσιμες από τη Xerox, η οποία βοηθά μικρές και μεγάλες εταιρείες στη διαχείριση της πληροφορίας, τόσο σε ψηφιακή, όσο και σε φυσική μορφή και πάντοτε με ασφαλή και βιώσιμο τρόπο.

[1] Xerox’s 2020 Future of Work Survey conducted by Vanson Bourne

[2] Τhreat Analysis Group,  “Findings on COVID-19 and online security threats” blog entry by Shane
Huntley, Google, April 22, 2020, blog.google.

[3] CEO Panel Survey 2020 – PwC

[4] Source Xerox Home Print Survey 2020