Σε έρευνα που πραγματοποίησε πρόσφατα η GFI Software σχετικά με τις συνήθειες χρήσης fax, τα αποτελέσματα έδειξαν, ότι στις ΗΠΑ οι εργαζόμενοι σε γραφεία, εξακολουθούν να χρησιμοποιούν, στη συντριπτική τους πλειοψηφία τους, το fax, ως μια σημαντική μορφή επικοινωνίας. Ωστόσο, υπάρχουν ανησυχίες σχετικά με την προστασία των δεδομένων όταν μεταδίδονται μέσω ενός εγγράφου (με το παραδοσιακό fax). Η ανεξάρτητη και ανώνυμη έρευνα, στην οποία συμμετείχαν 1.008 υπάλληλοι γραφείου σε επιχειρήσεις των ΗΠΑ με 10 έως 500 εργαζόμενους, διεξήχθη από την Opinion Matters για λογαριασμό της GFI. Αντίθετα με την ευρέως διαδεδομένη αντίληψη ότι το fax δεν χρησιμοποιείται πλέον, το 85% των ερωτηθέντων δήλωσε ότι κάνει ευρεία χρήση του fax σε καθημερινή βάση, ενώ πάνω από τους μισούς (54%) που χρησιμοποιούν το fax, δήλωσαν ότι αποτελεί σημαντικό μέρος της καθημερινής διαδικασίας ροής εργασίας τους, ειδικά προς τους πελάτες.
Ασφάλεια και προστασία προσωπικών δεδομένων
Το σημαντικότερο εύρημα της έρευνας, είναι το γεγονός ότι το 72% των επιχειρήσεων συνεχίζουν να κάνουν χρήση της παραδοσιακής τεχνολογίας fax με χαρτί, μια επικίνδυνη πρακτική που μπορεί να θέσει σε κίνδυνο το απόρρητο των δεδομένων. Μάλιστα το 50% των εργαζομένων ανησυχούν για την ασφάλεια των δεδομένων κατά την αποστολή fax με χαρτί. Οι ανησυχίες τους είναι βάσιμες, καθώς το 49% των ερωτηθέντων παραδέχτηκε πως έχει διαβάσει fax σε χαρτί που δεν προοριζόταν για τους ίδιους, αλλά αφορούσε άλλον αποδέκτη. Αυτό αποτελεί τεράστιο κίνδυνο για το απόρρητο των δεδομένων, ιδιαίτερα σε οικονομικές υπηρεσίες, σε βιομηχανίες, στην ιατρική περίθαλψη, αλλά και σε νομικές υπηρεσίες, όπου τα δεδομένα είναι υψίστης σημασίας.
Ηλεκτρονική αποστολή fax: πιο ασφαλή από e-mail
Σύμφωνα πάντα με την έρευνα, το 44% των ερωτηθέντων πιστεύουν ότι το e-mail είναι πιο ασφαλής επικοινωνία από ότι το fax, γεγονός που υποδηλώνει ότι δεν είναι ενήμεροι για την ασφάλεια μεταξύ αυτών των δύο τεχνολογιών. Σε αντίθεση με την ηλεκτρονική αποστολή fax, ένα e-mail μπορεί να περιέχει ιούς και δούρειους ίππους και μπορεί να μπλοκαριστεί από τα φίλτρα spam (συχνά χωρίς προειδοποίηση του αποστολέα ή του παραλήπτη). Ένα e-mail ταξιδεύει προς τον παραλήπτη του, μέσα από πολλές στάσεις, όπου τα δεδομένα μπορούν να υποκλαπούν, ενώ ένα κρυπτογραφημένο fax, αποστέλλεται απευθείας από το ένα σημείο στο άλλο και παρέχει και την απόδειξη της παράδοσης.
Βασικά ευρήματα της έρευνας
- Σχεδόν ένας στους δύο (49%) υπαλλήλους γραφείου έχουν διαβάσει ένα fax που προοριζόταν για άλλο άτομο.
- Το 46% δεν γνωρίζει αν ένα έγγραφο ή μία σύμβαση που αποστέλλεται μέσω fax είναι νομικά δεσμευτική, ενώ το 12% πιστεύει (λανθασμένα) ότι δεν είναι.
- Το 44% των ερωτηθέντων πιστεύει ότι το e-mail είναι πιο ασφαλής διαδικασία απΆ ότι το fax, ενώ το 43% ότι είναι εξίσου ασφαλής.
- Μόλις το 13% πιστεύει ότι το fax είναι πιο ασφαλής διαδικασία από ό, τι e-mail.
- Το 50% των ερωτηθέντων που έχει στείλει fax σε χαρτί ανησυχεί για θέματα απορρήτου και ασφάλειας.
- Το επίπεδο της ανησυχίας μεγαλώνει σε θέματα βιομηχανικής ιδιοκτησίας, συμπεριλαμβανομένης της υγειονομικής περίθαλψης (60%), των χρηματοοικονομικών υπηρεσιών (56%), των πωλήσεων, των μέσων ενημέρωσης και μάρκετινγκ (64%) και της πληροφορικής και τηλεπικοινωνιών (67%).
- Το 52% όσων κάνουν χρήση του fax, λένε ότι πρόκειται για σημαντικό μέρος της καθημερινής εργασίας.
- Το 72% εξακολουθεί να χρησιμοποιεί τις παραδοσιακές συσκευές fax με χαρτί, ενώ το 27% χρησιμοποιεί ηλεκτρονικές λύσεις fax και μόνο το 12% online υπηρεσίες fax.
- Το 29% των επιχειρήσεων χρησιμοποιούν την τεχνολογία fax, γιατί οι συνεργαζόμενες επιχειρήσεις το απαιτούν.
GFI FaxMaker 2015
Το GFI FAXmaker αποτελεί την κορυφαία δικτυακή λύση λογισμικού fax server που απευθύνεται σε όλες τις επιχειρήσεις ανεξαρτήτως μεγέθους και κλάδου. Με τη λύση GFI Faxmaker η αποστολή/λήψη fax πραγματοποιείται μέσω email, εύκολα και ανέξοδα από τον υπολογιστή του κάθε χρήστη. Απαλλαγείτε από τις παραδοσιακές συσκευές fax και πείτε αντίο στα υψηλά κόστη μελανιών, χαρτιού (βοηθώντας έτσι στην προστασία του περιβάλλοντος) και επισκευών που πληρώνατε μέχρι σήμερα.
Το GFIFAXmaker 2015 προσφέρει νέες δυνατότητες που συνοψίζονται παρακάτω:
- Βελτιωμένη χρηστικότητα για τον τελικό χρήστη
- Νέο web-based GFI FAXmaker client που επιτρέπει στους χρήστες να στέλνουν fax με ασφάλεια από τον browser της επιλογής τους
- Νέα μηχανή αναφορών (web based), η οποία επιτρέπει στους administrators να λαμβάνουν αναφορές για την χρήση του fax ανάλογα με τους χρήστες, τις γραμμές, τον χρόνο, τον αριθμό fax κ.α.
Επιπλέον χαρακτηριστικά του GFIFAXmaker:
Υποστήριξη για Office 365 ™ και Gmail ™: Οι επιχειρήσεις επωφελούνται από το cloudbased e-mail περιβάλλον με ασφάλεια και προστασία της ιδιωτικής ζωής και πλούσιο σετ δυνατοτήτων από έναν on-premise fax server.
Ενσωμάτωση fax με πολυσυσκευές: Υποστηρίζει μια ευρεία γκάμα από πολυσυσκευές των Canon, HP, Konica Minolta, Ricoh και Xerox ®. Οι συσκευές αυτές μπορούν να στέλνουν fax απευθείας από το σύστημα, σαν χρήστες ή εφαρμογές, εξαλείφοντας την ανάγκη για πολλαπλές τηλεφωνικές γραμμές σε πολλές συσκευές και επιτρέποντας την κεντρική καταγραφή, αρχειοθέτηση και ανάκτηση όλων των fax σε ένα κεντρικό σημείο.
Ενισχυμένο email–to–SMS και SMS–to–emailgateway: Υποστηρίζει πολλαπλές συσκευές GSM και παρόχους SMS ταυτόχρονα, επιτρέποντας την αποστολή μηνυμάτων. Όλες οι επικοινωνίες μέσω SMS συνδέονται κεντρικά, δίνοντας πλήρη πρόσβαση στο αρχείο και ελέγχου για την ενίσχυση της συμμόρφωσης.
