Social Networking – Ευχή ή κατάρα σε μια επιχείρηση

Πολλοί είναι αυτοί που ισχυρίζονται ότι η αξιοποίηση των social media από τους εργαζομένους για επικοινωνία με συναδέλφους, συνεργάτες ή πελάτες, μπορεί να συνεισφέρει στην ανάπτυξη της επικοινωνίας και την προβολής μιας εταιρείας.
Ταυτόχρονα όμως έχει αναπτυχθεί ένας έντονος σκεπτικισμός σε σχέση με τη μείωση της παραγωγικότητας αλλά και τους κινδύνους για την ασφάλεια των δεδομένων σε μια επιχείρηση, που επιφέρει η ανεξέλεγκτη χρήση των συγκεκριμένων ιστοσελίδων (facebook, twitter κ.λπ.) από τους εταιρικούς χρήστες.

Με βάση τις παραπάνω διαπιστώσεις απευθυνθήκαμε σε Υπευθύνους των Πληροφοριακών Υποδομών προκειμένου να μας αναπτύξουν την άποψή τους για το συγκεκριμένο κρίσιμο ζήτημα και να μας αναφέρουν ποιες είναι κατά τη γνώμη τους οι βέλτιστες πολιτικές που πρέπει να εφαρμόζονται σε σχέση με τη χρήση των social media στις επιχειρήσεις, από τους εταιρικούς χρήστες.

Χατζηδημήτριος Καλοβελώνης
Προϊστάμενος Πληροφορικής
BiC ΒΙΟΛΕΞ Α.Ε.
Τα τελευταία χρόνια τα Social Media έχουν μπει δυναμικά στην καθημερινότητά μας,
επιφέροντας αλλαγές τόσο στον τρόπο που ζούμε, όσο και στον τρόπο που εργαζόμαστε και συνεργαζόμαστε.
Σύμφωνα με έρευνες που έχουν γίνει, η χρήση των Social Media στο εργασιακό περιβάλλον είναι ένα φλέγον ζήτημα που προκαλεί προβληματισμό στον επιχειρηματικό κόσμο, τόσο στην Ελλάδα όσο και στο εξωτερικό, σχετικά με τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της χρήσης τους. Κάποιοι από τους λόγους για τους οποίους οι επιχειρήσεις εναντιώνονται με τη χρήση τους στον εργασιακό χώρο, είναι η πιθανή μείωση της παραγωγικότητας (αρκετοί εργαζόμενοι αφιερώνουν περισσότερο από μία ώρα στα κοινωνικά δίκτυα την ώρα της εργασίας τους) και η ασφάλεια των επιχειρήσεων (πιθανόν εγκυμονεί κινδύνους από εξωτερικές εισβολές
στο δίκτυο της εταιρείας).
Από την άλλη πλευρά, κάποια από τα πλεονεκτήματα της ορθής χρήσης των Social Media είναι η διευκόλυνση της επικοινωνίας, η χρήση τους ως “εργαλείο” marketing και προβολής των Οργανισμών (π.χ. διαφήμιση των επιχειρήσεων) ή και ως “εργαλείο” προσλήψεων για ορισμένες επιχειρήσεις (π.χ. οι εργαζόμενοι δημοσιεύουν το βιογραφικό τους, για παράδειγμα LinkedIn). Επιπροσθέτως οι υποστηρικτές των Social Media φέρουν ως παράδειγμα – επιχείρημα την απαγόρευση της πρόσβασης στο διαδίκτυο (στο παρελθόν) για τους ίδιους περίπου λόγους που σήμερα αποτελεί απαραίτητο εργαλείο για την πλειοψηφία των Οργανισμών.
Όπως ισχύει και στις περισσότερες καινοτομίες, υπάρχουν οι θετικές και οι αρνητικές
επιπτώσεις ανάλογα με τη χρήση τους. Το ζητούμενο όμως είναι οι επιχειρήσεις αλλά και οι εργαζόμενοι να προβούν σε εφαρμογή ορθής πολιτικής χρήσης των μέσων αυτών, έτσι ώστε να μπορούν να αναδείξουν την προστιθέμενη αξία τους και να συμβάλουν στη δημιουργία ενός περιβάλλοντος που θα έχει σαν στόχο την εποικοδομητική χρήση τους προς το κοινό όφελος. Συνοψίζοντας, η ελεύθερη πρόσβαση στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης αποτελεί “πολιτική” απόφαση της κάθε εταιρείας και συνήθως συμβαδίζει με τη γενικότερη φιλοσοφία και τις αρχές της. Η εμπειρία έχει δείξει ότι αργά η γρήγορα οι εξελίξεις της τεχνολογίας αφομοιώνονται από όλους τους Οργανισμούς, απλά το θέμα είναι το πότε.

Ανδρέας Κρεμαστιώτης
Επικεφαλής Διαχείρισης Κινδύνων Πληροφορίας
ING
Πιστεύω ότι στο εταιρικό μας περιβάλλον – χρηματοοικονομικό – οι χρήστες δεν επιτρέπεται να έχουν πρόσβαση στα Facebook, Twitter, Youtube, για λόγους προστασίας και ασφάλειας των δεδομένων (διασφάλιση των αρχών εμπιστευτικότητας και ακεραιότητας).
Επιπλέον, με τη χρήση των media μειώνεται η ταχύτητα του διαδικτύου.
Ωστόσο ας σημειωθεί ότι το τμήμα marketing πρέπει να έχει τη δυνατότητα πρόσβασης στην κοινωνική δικτύωση, καθώς αυτή αποτελεί απαραίτητο εργαλείο marketing για μια σύγχρονη εταιρεία.

Σταύρος Βρακάς
Αναπληρωτής Διευθυντής &
Τμηματάρχης Λειτουργίας και Υποδομών Πληροφορικής
Deputy IT Manager &
Head of IT Operations and IT Infrastructure
CYTA
Παν Μέτρον Άριστον. Ναι στην αξιοποίηση αυτών των μέσων, αλλά μόνο από αρμόδιο προσωπικό κατάλληλα εκπαιδευμένο για μέγιστη αξιοποίηση και συνεισφορά. Συνεπώς, στελέχη marketing, πωλήσεων και σε ορισμένες περιπτώσεις ομάδες τεχνικής εξυπηρέτησης, πιστεύω ότι είναι τα στελέχη που θα πρέπει να έχουν πρόσβαση. Όλοι οι υπόλοιποι χρήστες ίσως να μην έχουν τις γνώσεις για σωστή επιχειρησιακή αξιοποίηση και σίγουρα όχι την επαγγελματική ιδιότητα να χρησιμοποιούν τα αναφερόμενα μέσα.
Όσοι συνάδελφοι ειδικεύονται στην ασφάλεια δεδομένων, γνωρίζουν ότι δεν υπάρχει ασφάλεια. Αυτό που μπορεί να επιτύχει ένας Οργανισμός είναι να περιορίσει τις πιθανότητες και δυνατότητες απώλειας και μετάδοσης πληροφοριών είτε μέσω έλεγχου χρήσης των πληροφορικών πόρων είτε απενεργοποιώντας δυνατότητες μετάδοσης-πρόσβασης. Συνεπώς, η εταιρεία υλοποιεί τα κατάλληλα εργαλεία ώστε να γνωρίζει πώς και πότε χρησιμοποιούνται οι προσβάσεις και τα εργαλεία που έχουν δοθεί σε κάθε εργαζόμενο. Υπάρχει ευρεία χρήση των τεχνολογιών (Identity Management, Auditing, Detection κ.λπ.) που φτάνουν σε σημεία να δίνουν πρόσβαση μέχρι και on demand για συγκεκριμένη εργασία και μετά από έγκριση.
Εξαίρεση στον περιορισμό πρόσβασης πιστεύω ότι αποτελούν Οργανισμοί, οι οποίοι πρώτον έχουν τις ηγετικές ικανότητες για την υλοποίηση της ανάλογης κουλτούρας, δεύτερον έχουν υλοποιήσει σωστά συστήματα αξιολόγησης, μέτρησης αποδοτικότητας και στοχοθέτησης των εργαζομένων και τρίτον έχουν υλοποιήσει τις αναφερόμενες τεχνολογίες ελέγχου. Αυτοί οι Οργανισμοί ασχολούνται πλέον με την ποιότητα και την ευημερία των εργαζομένων και το πώς αυτές επηρεάζουν την παραγωγικότητά τους. Συνεπώς πιστεύω ότι σε αυτές τις περιπτώσεις θα πρέπει να παρέχεται ελεύθερη πρόσβαση σε όλο το ανθρώπινο δυναμικό, αφού θα συμβάλλει θετικά στα αποτελέσματα της εταιρείας. Σημαντικό βέβαια είναι να υπάρχει πολιτική που να μην επιτρέπει χρήση για εταιρικούς λόγους. Και σε αυτήν την περίπτωση το ΙΤ είναι υποχρεωμένο να διασφαλίσει την ασφάλεια και να προστατεύσει την πληροφορία από το μεγαλύτερο εχθρό του, που είναι ο ίδιος ο χρήστης.
Τέλος, η μείωση της παραγωγικότητας δεν είναι αποτέλεσμα της χρήσης social media. Αν ο χρήστης πρώτα έπαιζε πασιέντζα στον υπολογιστή του, σήμερα θα παίζει τάβλι στο ΄΄φατσοβιβλίο΄΄ (Facebook). Το ερώτημα πιστεύω ότι είναι σε λάθος βάση. Το πρόβλημα είναι γενικότερο και έχει να κάνει με τη μέτρηση της παραγωγικότητας, αλλά κυρίως με το δείκτη κινήτρων του κάθε υπάλληλου ξεχωριστά.